6 problemas na comissão de formatura e como solucioná-los

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6 problemas na comissão de formatura e como solucioná-los

O fim da graduação marca uma etapa importante de realização pessoal e o início de uma nova vida profissional. Por isso, nada melhor do que celebrar com quem amamos, não é mesmo? No entanto, como nem tudo são flores, você já parou para pensar em quais são os problemas na comissão de formatura?

A equipe formada por estudantes, e que cuida do evento, enfrenta alguns perrengues ao longo de todo o curso. O baile carrega uma expectativa muito grande entre todos os participantes, e, por isso, demanda todo o esforço do pessoal.

Mas não se preocupe! Neste post, a gente conta tudo para você tirar de letra essas questões e, até mesmo, evitá-las. Curtiu o assunto? Então, venha com a gente!

1. Definir os cargos da comissão

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Existem 5 cargos que toda comissão de formatura precisa ter. A partir daí é que são delegadas as funções de cada um para organizar todo o processo. O pepino surge quando mais de um quer o mesmo cargo. Aliás, você sabe quais são eles? Olha só:

  • presidente: maior responsável pelas contratações e decisões;
  • vice-presidente: dá suporte para o presidente e o substitui quando necessário;
  • secretário: registra as decisões e documenta todos os processos;
  • tesoureiro: controla o orçamento, recolhe o dinheiro e faz cobranças;
  • promotor de eventos: procura estratégias para arrecadar dinheiro por meio de festas, rifas e patrocínios.

Bom, agora que falamos um pouco sobre o que cada um faz, você já pensou em como resolver o problema? O ideal é tentar entrar num consenso ou abrir uma votação que pode ser para toda a turma ou para os que se interessam em entrar para a comissão.

2. Ter problemas com a contratação do cerimonial e com os fornecedores

O sonho de um baile perfeito pode ser minado pelo mau-caratismo das pessoas. Não é incomum saber de sonhos desfeitos por conta de empresas que dão o golpe na turma, de alguma forma. O mais triste é quando elas somem com o dinheiro.

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Mas não é só isso. Existem casos em que a contratada não cumpre com todas as promessas, como o cardápio combinado ou a decoração escolhida. Para não ter qualquer tipo de problema, é importantíssimo escolher uma empresa séria e, preferencialmente, especializada em formaturas, e ter tudo documentado em contrato.

Pesquise, em mecanismos de buscas e nas redes sociais, sobre as empresas que vocês pretendem contratar, inclusive os fornecedores de brindes, convites e fotografia. Feito isso, procure por bailes que a futura contratada já fez e, se possível, converse com outras comissões de formatura sobre isso.

3. Mediar os impasses nas decisões coletivas

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Em uma turma de 30, 40, 50 alunos ou mais, é bem difícil entrar num acordo, não é verdade? Cada um tem suas expectativas e desejos quanto ao tão sonhado baile de formatura. Esse é um ponto bem complicado e que gera muitos conflitos nas reuniões.

A sugestão aqui é reunir as ideias da classe, levar para as empresas contratadas e ver o que elas podem oferecer em relação a essas questões. Depois, juntar o pessoal, apresentar o que há disponível e abrir as votações. Afinal, as urnas representam o meio mais democrático de eleger o que quer que seja, não é verdade?

Em todo caso, é bom lembrar para a turma que a comissão foi eleita, justamente, para tomar as decisões para o bem coletivo. Afinal, é a equipe que está por dentro das empresas que oferecem o serviço de melhor qualidade, e por isso está apta a fazer as melhores escolhas. Pode ser difícil, mas é o certo a fazer.

4. Cobrar os alunos inadimplentes

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Fazer cobranças é uma coisa muito chata, né? Muita gente não entende, leva para o lado pessoal e dá a maior encrenca. De qualquer forma, é algo que precisa ser feito, pois qualquer valor pode comprometer o resultado do baile.

Para resolver essa questão, primeiro, é importante conscientizar os colegas sobre a importância do pagamento correto das mensalidades. Vale até colocar uma multa para atrasos. Depois, para não prejudicar a festa, faça um fundo de reserva para ser utilizado, caso necessário. Vale conversar com o promotor de eventos da comissão para fazer algo para levantar essa grana.

Por último, é legal que o tesoureiro saiba lidar com os inadimplentes para fazer as cobranças sem que se sintam ofendidos. Paciência e jeitinho para falar são qualidades essenciais para esse cargo.

5. Lidar com os imprevistos

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Imprevistos sempre acontecem. É bem difícil um evento ocorrer sem que nenhum probleminha apareça. É por esse motivo que a comissão de formatura deve estar preparada para lidar com isso, psicologicamente falando.

A gente sabe que a perfeição não existe e tem consciência também de que ter as expectativas de uma turma na mão é uma missão de muita responsabilidade. No entanto, é preciso manter a calma e o poder de resolução rápida.

Faça uma lista com os imprevistos mais prováveis de acontecer e coloque as soluções mais práticas que encontrar. Assim, se pintar alguma questão, você já saberá como resolver. Por exemplo: chuva no dia do baile. A solução é ter pessoas com guarda-chuvas disponíveis para os formandos e os convidados entrarem no salão.

6. Convencer os que ainda estão de fora

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Quanto mais participantes na formatura, melhor. E não falamos somente da parte financeira, mas da importância de celebrar os momentos que a turma passou com todo mundo junto.

Porém, nem todos aceitam participar do fundo de formatura logo de cara, né? Sempre há os mais resistentes, e é aí que entra todo o seu poder de persuasão. Confira as nossas dicas para isso:

  • mostre fotos de bailes de formatura encantadores;
  • fale sobre o parcelamento e as boas condições de pagamento;
  • diga que é um evento para celebrar com amigos e familiares que ajudaram nessa etapa da vida;
  • lembre que haverá festas e eventos ao longo dos anos e que vai ser legal ter a participação de todos;
  • por fim, fale que será uma recordação incrível ter as fotos de uma ocasião tão especial.

Por mais que a turma seja tranquila, sempre há os problemas na comissão de formatura, e isso é normal. Quem não descasca alguns abacaxis na vida, não é mesmo? O que não podemos é nos abalar por isso e não tomar providências. Como vimos neste post, basta ter alguns cuidados que dará tudo certo!

Por falar em dicas, você sabia que as nossas redes sociais também estão recheadas delas? Pois é! Para ficar por dentro de tudo, é só nos seguir. Estamos no Facebook, no Instagram, no LinkedIn e no Twitter!

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